Saknar mejlsystemet i Krokom inkorg?

I höstas avslöjade ÖP att en chef inom Krokoms kommun erbjöd flyktingungdomar som svart arbetskraft. ”Ersättningen blir ju svarta pengar men det får…stå för”, skrev chefen i ett mejl.

Avslöjandet väckte stor uppmärksamhet och ledde fram till en intern utredning där kommunen fick svidande kritik. Kommunchefen Ola Skylbäck medgav att rutinerna för att hantera e-post i olika dokumenthanteringsplaner behövde ses över.

Under granskningen begärde ÖP att få se en komplett förteckning över den mejlande chefens in och utgående e-post. Kommunen vägrade lämna ut hela mejlväxlingen utan raderade först bort alla interna mejl.

ÖP överklagade beslutet och i går kom domen. Som väntat slår kammarätten fast att kommunen gjorde fel. Hela listan över en tjänstemannens mejltrafik är allmän handling, även förteckningen över interna mejl som skickats inom kommunen.

”Logglistan ska därför lämnas ut om det inte finns hinder på grund av sekretess”. skriver kammarrätten i sin dom. Justitieombudsmannen (JO) prövade ett liknande fall 2001 och kom redan då fram till att ”datalagrade förteckningar över in- och utgående e-postmeddelanden (e-postlogg) hos myndigheter är allmänna handlingar även om innehållet i meddelandet inte är en allmän handling.”

Trots det vägrar kommunen fortfarande att lämna ut hela mejllistan. Istället väljer kommunledningen att driva ärendet vidare. Det märkliga är skälet för överklagandet: att kommunen inte loggar interna mejl och inte heller har någon skyldighet att göra det.

Redan i ärendet som JO avgjorde 2001 finns en klar definition av begreppet e-postlogg:

”En förteckning över elektronisk post i ett IT-system är en automatiserad funktion som följer den trafik av avsänd respektive mottagen elektronisk post som förekommer i varje ”brevlåda”, dvs. hos varje person som är ansluten till det elektroniska postsystemet.”(RÅ 1998, ref 44)

I dagligt tal skulle det kunna kallas ”inboxen” eller ”inkorgen”. Jag måste erkänna att jag under ärendets gång funderat över hur e-postsystemet i Krokom är konstruerat. Om det saknar inkorg..? Eller sorteras interna mejl automatiskt bort så de inte syns i enskilda medarbetares listor över in och utgående mejl. Blir det inte väldigt svårarbetat då..kan man undra..?

I alla händelser är det svårt att förstå argumentet om att förteckning över interna mejl saknas.

Apropå skyldigheter att spara mejl så känns Krokoms egna regler inte helt entydiga på den punkten. Av samhällsbyggnadsnämndens dokumenthanteringsplan framgår att ”e-post meddelanden av tillfällig karaktär som inte är beslutsunderlag” fortlöpande kan raderas. Samtidigt ska ”dagslistan” sparas i pärmar. I kommunstyrelsens plan sägs däremot att logglistor över e-post kan gallras efter två år.

Att interna och externa mejl ska hanteras på olika sätt framgår inte alls av instruktionerna till kommunens tjänstemän. De som nu om jag tolkar kommunchefen rätt behöver ses över.

Att driva en juridisk prövning vidare till högre instans är en självklar rättighet. Frågan är om Krokoms kommun genom  sitt agerande verkligen lever upp till den öppenhet kommunmedborgarna kan kräva?

 

 

 

 

Publicerat av

Hans Lindeberg

Hans Lindeberg

Publicerat av: Hans Lindeberg Chefredaktör Östersunds-Posten

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *